Моделирование процессов

Вы хотите разобраться, как работает ваша собственная компания?
Какие сотрудники чем занимаются и за что отвечают?
Как двигаются документы в вашей организации, какие данные они содержат?
Какие функции возложены на руководителей вашей компании, и кто отвечает за конечный результат по каждому направлению деятельности?
Как выстроить эффективную структуру деятельности? Как автоматизировать важный участок деятельности компании?
 
Мы поможем Вам ответить на эти и другие вопросы с помощью МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ вашей компании.
 
Общие определения и компоненты
Отдельные модели бизнес-процессов организации или система моделей бизнес-процессов организации часто используются бизнесом для наглядного пошагового представления иерархической деятельности организации во всех ее сферах деятельности, где действуют руководители, подразделения и сотрудники организации.
 
Бизнес-процесс – это логическая последовательность постоянно повторяющихся действий (функций, операций) организации, направленных от начала деятельности до ее завершения для получения устойчивого результата, ценного для организации при переработке входов (ресурсов, информации) процесса в выходы (результаты, продукты) процесса, и добавляющих стоимость и качество конечного продукта от начальных этапов к завершающим этапам.
 
Бизнес-процесс создает ценность (результат) для своего потребителя. Потребителем результата бизнес-процесса может быть внутренний клиент (сотрудник или подразделение организации) или внешний клиент (организация, контрагент, партнер, заказчик).
 
Модель бизнес-процесса в обобщенном случае позволяет подробно и пошагово описывать деятельность с выявлением следующих компонентов:
  • Последовательность и логику действий.
  • Используемый документооборот процесса.
  • Группу участников деятельности, объединенную процессом.
  • Технологии, используемые при выполнении функций процесса.
  • Ответственность всех участников процесса (кто, что делает, за что отвечает в процессе).
  • Используемые ИТ-системы и ИТ-приложения процесса.
  • Все запускающие (входные), внутренние, результирующие (выходные) события процесса.
  • Владелец процесса (ответственный в целом за результат и эффективность процесса).
  • Процессы-поставщики и процессы-потребители результатов процесса.
 
 
Для малого и среднего бизнеса
Деятельность небольших компаний можно представить несколькими не очень сложными бизнес-процессами. Например, управление закупками, управление производством, управление продажами, контроль финансовых результатов.
Обычно у каждого такого процесса руководитель функционального подразделения является и владельцем своего бизнес-процесса. Принципы построения таких процессов и их компоненты одинаковы.
 
Один бизнес-процесс характеризуется следующими особенностями и правилами:
  1. Единый бизнес-процесс состоит из набора функций, выстроенных для выполнения последовательно, параллельно или при иной более сложной конфигурации и логике.
  2. Для полноценного функционирования бизнес-процесса обычно назначают одного владельца бизнес-процесса, отвечающего за обеспечение результата процесса и распоряжающегося ресурсами, сотрудникам, технологиями, контролем входов и выходов своего бизнес-процесса.
  3. Основными компонентами любого бизнес-процесса в обобщенном случае являются: функции, события, исполнители, документы, информация, ИТ-системы, процессы-источник, процессы-потребители, риски, нормативные документы и др.
  4. Бизнес-процесс выполняет определенный исполнитель, группа сотрудников, подразделение или несколько подразделений.
  5. Правила выполнения одного или группы сходных бизнес-процессов обычно закрепляют в одном нормативно-регламентирующем документе организации (положении, регламенте или инструкции).
  6. Выполнение бизнес-процесса запускается одним или несколькими входными событиями, являющимися стартовыми событиями. Они же являются выходами процессов-источников, откуда поступает входящая информация для исполнения данного процесса.
  7. Любой бизнес-процесс для своего исполнения использует определенные ресурсы: материальные, информационные, человеческие, временные.
  8. Бизнес-процесс может иметь и обеспечиваться собственным документооборотом, определенными данными или информацией.
  9. Определенные или все функции бизнес-процесса могут исполняться в определенных ИТ-системах с применением входящей и исходящей информации.
Для корпоративных организаций-клиентов
Деятельность крупных организаций, холдингов, состоящих из группы организаций, также может быть представлена в виде иерархического множества процессов.
Обычно иерархию деятельности представляют несколькими уровнями бизнес-процессов, соответствующими принятым уровням управления от совета директоров или генерального директора до нижестоящих уровней департаментов, управлений, отделов, отдельных сотрудников. Иерархическая группа процессов – это уже система взаимосвязанных бизнес-процессов. Для отражения совокупности деятельности крупной организации используют карту бизнес-процессов верхнего уровня, где отражают только высокоуровневую логику и наборы деятельности больших функциональных блоков всей организации.
 
Система бизнес-процессов организации характеризуется следующими особенностями или устойчивыми правилами, которые используются при моделировании:
  1. Для декомпозиции сложной деятельности организации используется принцип иерархической детализации, при котором деятельность описывается набором взаимосвязанных функций процесса.
  2. Разные управленческие уровни и функциональные блоки организации могут иметь собственные группы бизнес-процессов, взаимно связанные друг с другом. Вся система бизнес-процессов организации имеет иерархическую структуру от процессов верхних уровней (описывают взаимодействия крупных функциональных блоков организации) до процессов нижних уровней (описывают деятельность небольших подразделений, групп сотрудников или одного сотрудника).
  3. Каждая функция высокоуровневого бизнес-процесса может быть детализирована своим бизнес-процессом более низкого уровня.
  4. Один бизнес-процесс может охватывать деятельность одного или нескольких подразделений организации. Поэтому полномочия владельца процесса могут выходить за рамки деятельности только одного подразделения. Владелец процесса часто не является руководителем подразделения.
  5. Выстраивание и объединение деятельности нескольких подразделений в единую деятельность с единым конечным результатом и одним владельцем данного процесса называют сквозным бизнес-процессом.
Внедрение ИТ-систем или реинжиниринг деятельности организаций
Часто при внедрении каких-либо систем управления или реинжиниринге деятельности организации используют:
  1. Определение стратегических и операционных целей развития как организации в целом, так и отдельных ее направлений деятельности или функциональных блоков.
  2. Проектирование модели процессов AS IS (как есть, – как работает организация в данный момент).
  3. Анализ группы моделей деятельности AS IS с определением плохо работающих участков и причин такого состояния, к которым может относиться:
    • "задвоенность" какого-либо функционала (за один и тот же функционал отвечают два подразделения);
    • отсутствие ответственности за выполнение какой-либо функции или группы функций;
    • отсутствие контроля за качество входящей информации или качество входящих ресурсов;
    • непрозрачность документооборота, разрывы или наличие тупиковых веток документооборота;
    • отсутствие однозначных правил или нечеткой регламентации выполнения процессов;
    • отсутствие единого ответственного лица за результат всего процесса или важного участка деятельности;
    • излишняя неоправданная сложность процедур, увеличивающая время выполнения всего процесса без значимого повышения качества;
    • необходимость многократных возвратов подготавливаемых документов или информации из-за несоответствия или неполноты выполнения требований;
    • отсутствие различных видов сценариев выполнения деятельности при необходимой вариативности
      и другое.
  4. Проектирование модели процессов TO BE (как должно быть) с учетом:
    • всех выявленных недостатков и проработкой целевых решений;
    • стратегических целей развития организации и сформированных требований стратегического уровня;
    • операционных целей повышения эффективности функциональных блоков организации с набором соответствующих требований по каждому блоку.
    При этом необходимо провести проект организационного развития с реинжинирингом организационной структуры, выявлением целевых процессов и закреплением новой процессной модели в жизнедеятельности организации.
    В данной модели закрепляются:
    • карта процессов верхнего уровня с определенными зонами ответственности;
    • полномочия и ответственность руководителей функциональных блоков вместе с набором закрепленных процессов;
    • функциональный состав каждого выделенного процесса;
    • участники и ответственность всех владельцев процессов и участников процессов;
    • все требования к выполнению выделенных процессов (закрепляются в нормативно-регламентирующих документах);
    • особенности и правила выполнения каждой функции процесса (закрепляются в моделях процессов, в регламентирующих документах и правилах исполнения функций в ИТ-системах).
    Для экономии времени и ресурсов заказчика может применяться технология построения процессной модели организации без этапа AS IS, когда к построению целевой модели TO BE переходят сразу после формирования основных требований и стратегических целей организации.
  5. Автоматизация функций процессов и обучение сотрудников заказчика
На спроектированной процессной модели деятельности организации выделяются все автоматизируемые функции, исполнение которых происходит в ИТ-системах или ИТ-программах (продуктах 1С EĻMI). Далее должны быть реализованы программы по детальной проработке и исполнению выделенных функций в ИТ-системах и программы по обучению персонала заказчика работе в ИТ-системах в соответствии с проработанной целевой процессной моделью.
 
Построенная процессная модель организации всегда служит опорой для повышения эффективности деятельности сотрудников, для регламентации важных участков деятельности, для автоматизации постоянно работающих бизнес-процессов, для обучения нового персонала, для принятия оперативных и стратегических решений, для проектирования и оптимизации документооборота организации, для создания управленческой отчетности в соответствии с управленческими уровнями и выделенными процессами.
 
 
Компания EĻMI также проводит рабочие семинары и тренинги по процессному управлению в целях решения задач автоматизации своих клиентов и повышения общей эффективности работы организаций заказчиков.
 
Прочитано 753 раз
Другие материалы в этой категории: « Обмен 1С с интернет-магазином